Ostatnia sztuka w twoim rozmiarze: skąd sklep wie, że na pewno ostatnia?

Czerwony napis przy koszyku potrafi nieźle przyspieszyć decyzję. Został ostatni egzemplarz w rozmiarze M, więc albo teraz, albo wcale. Część kupujących klika od razu, część odruchowo zakłada, że to zwykły chwyt sprzedażowy, bo skąd niby sklep miałby wiedzieć tak dokładnie. Okazuje się, że jedno i drugie bywa prawdą, a wszystko zależy od tego, co pracuje pod spodem.

Liczba przy rozmiarze nie bierze się z powietrza

Każdy sklep prowadzi jakąś ewidencję towaru. Różnica polega na tym, jak szybko ta ewidencja reaguje na to, co dzieje się na sali sprzedaży. W sieciach pracujących na jednym zintegrowanym systemie sprzedaż bluzy w katowickiej galerii zmienia stan magazynowy w chwili drukowania paragonu. Ten sam stan widzi sklep internetowy, sprzedawca w Gdańsku i osoba planująca dostawy w centrali.

Kluczowe jest tu słowo jedna baza. Kasa, platforma e-commerce i magazyn centralny nie prowadzą osobnych zeszytów, tylko zapisują wszystko w tym samym miejscu. Zwrot przyjęty w poniedziałek, przesunięcie między salonami, korekta po inwentaryzacji, każda z tych operacji od razu przelicza dostępność.

Jeden system zamiast kilku osobnych wysepek

Oprogramowanie, które spina to w całość, nosi nazwę systemu ERP. W handlu detalicznym odpowiada za sprzedaż na kasach, zamówienia do dostawców, magazyn i raporty, a w wersjach dla sieci także za synchronizację ze sklepem internetowym.

Jednym z producentów takiego oprogramowania jest warszawska firma ODL, której moduł handlowy wywodzi się w prostej linii z programu sprzedażowego wypuszczonego na rynek w 1991 roku. Zakres modułów, od kas POS po elektroniczną wymianę danych z dostawcami, opisuje strona https://odl.com.pl, a na liście wdrożeń znajdziemy między innymi Vitkac, Diesla i Olsen. Mowa o sieciach liczących od kilku do kilkuset punktów sprzedaży, czyli o skali, przy której ręczne pilnowanie stanów przestaje mieć sens.

Kiedy licznik jednak kłamie

Schody zaczynają się tam, gdzie systemów jest kilka i każdy żyje własnym życiem. Salon ma swoją kasę, sklep internetowy swoją platformę, a raz na jakiś czas ktoś ręcznie przerzuca między nimi plik ze stanami. Najczęstsze powody, dla których liczba na stronie rozjeżdża się z rzeczywistością:

• salon i sklep internetowy pracują na osobnych bazach, a dane wędrują między nimi raz na dobę,
• towar leży w koszyku innego klienta, ale system rezerwuje go dopiero w momencie zapłaty,
• zwrot jest już zarejestrowany, choć paczka fizycznie jedzie jeszcze kurierem,
• inwentaryzacja robiona raz na kwartał nie wychwytuje ubytków na bieżąco,
• przesunięcie towaru między salonami trafiło do systemu z jednodniowym opóźnieniem.

Efekt zna chyba każdy. Najpierw potwierdzenie zamówienia, a dzień później mail z informacją, że wybranego towaru jednak nie ma. Dla klienta to irytacja, dla sklepu koszt obsługi zwrotu i porcja nieufności na przyszłość.

Rozmiarówka to zupełnie inna matematyka

W branży odzieżowej ta układanka jest trudniejsza niż gdziekolwiek indziej. Jeden model bluzy w pięciu kolorach i sześciu rozmiarach daje trzydzieści osobnych pozycji magazynowych, a każda potrzebuje własnego kodu kreskowego i własnego stanu. Do tego dochodzą kolekcje, sezony, towar carry over przechodzący na kolejny rok oraz przeceny ustawiane na poziomie modelu, a nie osobno przy każdym wariancie.

Właśnie dlatego producenci przygotowują osobne konfiguracje pod konkretne branże. W przypadku ubrań mówimy o zestawie funkcji obsługującym macierz koloru i rozmiaru oraz pokazującym sprzedaż w rozbiciu na poszczególne rozmiary, czyli w praktyce system ERP dla branży odzieżowej, bez którego planowanie zatowarowania na kolejny sezon schodzi do poziomu zgadywanki.

Klient widzi z tego jeden konkret. Sprzedawca sprawdza na kasie, czy szukana czterdziestka leży jeszcze w Poznaniu, rezerwuje ją i towar czeka do odbioru dwa dni później.

Czy warto ufać komunikatowi o ostatniej dostępnej sztuce?

Odpowiedź jest mniej efektowna, niż mogłoby się wydawać, bo zależy od sklepu. Tam, gdzie kasy i e-commerce sięgają do tej samej bazy, komunikat jest wiarygodny i naprawdę oznacza jedną sztukę na stanie. Tam, gdzie dane przeskakują między programami raz na dobę, bywa zaokrągleniem rzeczywistości.

Jest na to prosty test. Jeśli sklep pozwala sprawdzić dostępność w konkretnym salonie, zarezerwować towar na kilkadziesiąt godzin albo zwrócić zamówienie internetowe w dowolnym punkcie sieci, to znaczy, że w tle pracuje jedna spójna baza. A skoro tak, liczba przy rozmiarze również ma pokrycie.